Le client
La Confédération Belge du Cheval a pour objectif de défendre les intérêts de ses membres et du secteur chevalin en général. Elle assure une représentation sectorielle vis-à-vis des autorités fédérales, de la Région Bruxelles-Capital et des organisations professionnelles aux niveaux fédéral et européen.
La CBC souhaite mettre à la disposition du secteur chevalin des informations transparentes concernant les différentes matières fédérales et non seulement sur l’identification obligatoire de tous les équidés sur le territoire belge mais aussi sur le bien-être des animaux, les informations sur la chaîne d’approvisionnement, TVA, etc.
Le projet
Le client disposait d’une base de données qui était devenue obsolète (construite en 2006). Elle comptait 180.000 références clients, et après nettoyage (doublons, erreurs, …) 80.000 références.
Le besoin du client était de construire une base de données et un système informatique centralisé.
Contraste Digital a donc mené une analyse de premier niveau pour comprendre les attentes globales de CBC, suivi d’une analyse plus détaillée avec wireframe à l’appui. La confédération s’est appuyée sur l’expertise de Contraste Digital pour décider et orienter l’analyse et les choix des utilisateurs.
Un accompagnement régulier par des formations internes a été mis en place pour rendre les équipes indépendantes dans la gestion de l’outil. Un manuel de 400 pages sur l’utilisation de la plateforme a également été rédigé, toujours dans le but d’aider les équipes de la Confédération à assimiler l’outil.
Objectifs
- L’optimisation du travail : faciliter le travail, le rendre plus rapide
- Un objectif financier : diminuer le nombre d’erreurs, le double encodage
- Le service au client : offrir une plus grande réactivité dans les réponses, grâce à un accès direct à l’information. Avant le nouveau système, l’ensemble du processus était géré par papier.
- Une traçabilité complète : quel cheval appartient à qui ?
L'approche
Contraste Digital a mené une analyse de premier niveau pour comprendre les attentes globales de la CBC, suivi d'une analyse plus détaillée qui a été réalisée avec un wireframe pour la prendre en charge. La confédération s'est appuyée sur l'expertise de Contraste Digital pour décider et diriger l'analyse et les choix des utilisateurs.
Un support régulier par le biais de formations internes a été mis en place pour rendre les équipes indépendantes dans la gestion de l'outil. Un manuel de 400 pages sur l'utilisation de la plateforme a également été rédigé, toujours dans le but d'aider les équipes de la confédération à assimiler l'outil.
Solution
Les challenges rencontrés dans la mise en place de la nouvelle solution ont été :
- Humains :
- Aligner les différentes visions à l’intérieur de l’organisation : le niveau national, le niveau régional et enfin les différents éleveurs
- Gérer 50 interlocuteurs
- Résistance au changement : faire opter une application web dans son utilisation
- Financier : des contraintes budgétaires sont rapidement apparues. Les besoins ayant été mal définis initialement, le budget avait été sous-estimé et rapidement atteint. Chaque développement a ensuite dû être justifié en termes de retour sur investissement, avantages et inconvénients, …
- Technique : intégration avec des systèmes tiers, tels qu’un système d’archivage (DIAS), un logiciel comptable et de paiement en ligne (Winbooks) et de la B.I.
Conclusion
À l’issue du projet, la CBC dispose d’une application très complète, qui est synonyme :
- De gain de temps
- D’efficacité opérationnelle qui a permis la diminution sensible du temps de traitement (d’une information, d’une demande…) et du nombre d’erreurs
À ce stade, environ un an après la livraison de la solution, 70% des demandes sont traitées par le canal online.
Une prochaine étape pourrait concerner une intégration plus forte avec d’autres partenaires : l’AFSCA, les vétérinaires, les abattoirs, … Certains partenaires formulent des demandes d’évolution de l’application dans ce sens.