Le client
Jeune institution créée au début des années 2000, cette université compte plusieurs milliers d’étudiants et des centaines d’employés et d’enseignants.
Installée sur plusieurs sites, ses attentes sont importantes en termes de sécurité et de confidentialité par rapport à ses équipements scientifiques et ses connaissances de grande valeur.
Le projet
Dans ses premières années de vie, l’Université s’était équipée d’un système de gestion aux fonctionnalités limitées, et dont l’évolution était compromise par la fin du support de l’éditeur. Il devenait donc urgent de se tourner vers une nouvelle solution, de plus grande ampleur et permettant d’accompagner l’Université dans son développement rapide.
Un projet de ce type, impliquant des coûts importants, est soumis aux réglementations sur les marchés publics. Une procédure d’achat, conforme à toutes les obligations légales et réglementaires, devait être lancée.
Approche
Pour un projet de ce type, comportant des risques opérationnels et financiers, il était nécessaire de désigner des consultants disposant d’une solide expérience dans les marchés publics, et capables de mener le processus vers des résultats en temps et en qualité.
En effet, dans cette position, le chef de projet est confronté à de nombreux interlocuteurs : management de l’Université, utilisateurs et toutes autres personnes intéressées à la solution ERP, fournisseurs, autorités régulatrices. Il faut donc cumuler de nombreux talents et avoir une approche mesurée et responsable.
Solution
Contraste a confié cette responsabilité à deux consultants seniors : un Program Manager et un Change Manager. Le Program Manager a pris en main la gestion du projet de bout en bout, depuis les workshops de collecte et priorisation de besoins, les workshops budgétaires, les analyses du marché, jusqu’à la production d’un appel au marché, la réception des offres, leur analyse et la recommandation pour la sélection d’une solution et d’un fournisseur. Le suivi du projet lors de la mise en place de la solution a été une suite naturelle de cette mission. Quant au Change Manager, il s’est occupé de cette tâche indispensable, qui est de communiquer, convaincre et gagner la cohésion de tous les intervenants autour du projet et de la solution choisie.
La solution retenue par l’Université était SAP, notamment pour ses fonctionnalités de gestion des ressources humaines. Il s’agit d’une solution de grande ampleur, exigeant des efforts importants de la part de l’organisation pour s’adapter et en tirer tous les bénéfices.
Conclusion
L'accompagnement de Contraste a permis à l’Université de bénéficier au plus vite des avantages de la nouvelle solution, en cherchant toujours à aplanir les difficultés et résoudre les points de blocage. La gestion du changement, soutenue par une communication suivie avec les équipes, a été un point central de cette approche. La solution est maintenant fonctionnelle et adoptée par tous les utilisateurs.