Un projet ERP maîtrisé : la méthodologie, clé de la réussite

Retour d’expérience, intégration de APIZ Advanced ERP Solutions chez Les Scouts

L’implémentation d’un nouvel ERP met à l’épreuve une organisation. Consommateur de temps, il implique tous les niveaux de pouvoir, interfère avec son quotidien, et remet parfois en question des processus établis. Pourtant, s’il est géré avec une bonne méthodologie, il renforce non seulement la productivité de l’entreprise mais aussi l’esprit de collaboration. La Fédération des Scouts de Belgique nous livre son expérience du déploiement d’un ERP à l’aide d’une méthodologie performante.

Avec plus de 62.000 membres et potentiellement 12.000 utilisateurs, Les Scouts est un des plus grands mouvements de jeunesse du pays. Depuis 10 ans, elle utilise l'ERP Open Source Compiere pour la gestion de ses membres et de ses activités.

Face à l’évolution des technologies, les animateurs d’unité et de section, utilisateurs clés de l’organisation, formulaient des attentes fortes par rapport à l’outil de gestion en termes de mobilité et d’ergonomie. C'est pourquoi Les Scouts ont décidé de migrer vers APIZ, la nouvelle offre ERP d’Audaxis, qui utilise la librairie Compiere Community Edition. L’objectif était de leur faire bénéficier d’une toute nouvelle interface web et d’optimiser l’expérience utilisateur.

D’après le Chef de Projet IT à la Fédération des Scouts Baden-Powell de Belgique, « le projet ERP a renforcé la relation avec Audaxis. On peut même dire qu’elle est meilleure aujourd’hui qu’avant le projet. Et c'est principalement grâce à la méthodologie que nous avons appliquée.»

Découvrez, au fil des grandes étapes du projet, les secrets d'une belle réussite.

Démarrer le projet ERP en pleine connaissance

Tout projet informatique débute par une préparation. Cette étape est fondamentale, elle permet de fixer les rôles des différents intervenants et de prévoir son déroulement. L'élaboration d’un Plan Qualité Projet (PQP), véritable travail de collaboration entre les équipes d’Audaxis et des Scouts, a formalisé cette première étape du projet.

“La réalisation de ce document a permis à tous les intervenants de se rendre compte de l’ampleur du projet. Cela nous aussi aidé à anticiper la charge de travail de toute l’équipe des Scouts. Après, le Plan Qualité n’était pas consulté chaque jour... mais il a constitué la trame sur laquelle les équipes pouvaient s'appuyer à tout moment en cas de difficulté ou d’incompréhension dans le déroulement du projet."

Le PQP était une valeur de référence et un excellent filet de sécurité. D’autant plus que l’ensemble des documents rédigés font partie du cadre contractuel.

Grâce à ce plan, les instances dirigeantes du Mouvement de jeunesse ont d’emblée été rassurées sur l’organisation, le respect des délais et du budget. Ils ont laissé les équipes travailler en confiance sachant que l’ensemble du projet était formalisé dans un document très précis notamment sur les responsabilités de chacun, en ayant toujours en point de mire l’objectif final : fournir une interface adaptée à son public cible, les animateurs.

Concrètement, ce plan a donc apporté une belle qualité de préparation au projet des Scouts

• Définition du rôle de chacun, tant du côté d’Audaxis que du client

• Description des processus de gestion documentaire : rédaction des rapports, demandes d’évolutions, relation au cahier des charges...

• Précision du cadre formel sur la manière d’échanger les informations entre les équipes

• Précision sur les aspects budgétaires.

“Une fois les réunions autour du PQP terminées, nous nous sommes dit : c’est parti, on est dedans. Cela a vraiment concrétisé le lancement du projet.”

Une conception de l’ERP suivie de près, validée au fur et à mesure

Les Scouts ont choisi APIZ principalement pour bénéficier de ses technologies et de son interface modernes et adaptées aux exigences actuelles de ses utilisateurs. “L’enjeu de la phase de conception de l’ERP était donc de créer un outil de gestion utilisable par des non professionnels, dont beaucoup sont très jeunes. Il devait répondre aux exigences en termes d’ergonomie d’utilisation et aux modes d’usage actuels sur smartphone et tablettes. En fait, le “look and feel” devait correspondre à leur univers, loin d'un ERP, proche d’une application mobile moderne. “

En termes de fonctionnalités, Les Scouts ont choisi de partir, dans un premier temps, sur un projet à l’identique et donc une intégration des spécifiques développés auparavant par Audaxis dans la version communautaire de Compiere. “Nous avons pu continuer de travailler avec un consultant d’Audaxis qui comprend parfaitement notre métier. Et dans ce type de projet, c’est un aspect essentiel, qui fait gagner beaucoup de temps dans la réalisation.”

Lors des ateliers de conception, l’équipe d’Audaxis a été particulièrement attentive aux besoins des utilisateurs clés de l’organisation. Leurs attentes ont été décrites minutieusement dans les documents de spécification. Ceux-ci ont été revalidés ensuite par le client. “Avec la mise en place de Apiz, c'est l’interface de tous les écrans du logiciel de gestion qui a été modifiée. Cette phase de validation des spécifications était extrêmement importante car elle a garanti la bonne compréhension des besoins par les équipes d’Audaxis et a donc assuré un rendu correct lors du développement des écrans”

Des outils pour la bonne gestion du projet

Dès la phase de conception, les Comités de Projet (Coproj) sont devenus un outil indispensable. Chaque semaine, ces réunions ont pour but de réunir les chefs de projets et le Project Management Officer d’Audaxis (PMO), pour effectuer le suivi des livrables et des tâches à court terme. “L'objectif est de ne pas laisser glisser certaines tâches de semaine en semaine. Ici, on est sur des points de détail mais qui peuvent, s’ils s’accumulent, impacter le planning global du projet.”

Le PMO contrôle la charge de l’équipe et s’assure du respect de la méthodologie. Quel impact ont d’éventuels retards sur le déroulement global du projet ? Le budget est-il respecté ? Doit-on constater des difficultés récurrentes ? Autant de points qu’il traite et remonte si nécessaire au Comité de Pilotage (Copil). Ce dernier réunit les Chefs de Projet respectifs, le Directeur de Projet, mais aussi le responsable commercial, et la direction des deux organisations partenaires. Ces points réguliers sont particulièrement utiles pour une bonne gestion stratégique du projet.

Le Directeur de Projet d’Audaxis a, quant à lui, la responsabilité d'assurer la conduite du changement et d’émettre des recommandations pour la bonne fin du projet. “Le Directeur de Projet se coordonnait régulièrement avec le CP, pour s’assurer de bien rester dans les rails par rapport aux objectifs du projet”.

Phase de recette, l’assurance d’un projet réussi

Si beaucoup d’éléments ont été validés tout au long de la conception, la phase de réception du projet est un moment crucial. “Je n’étais pas conscient que cette phase était si importante en termes d’investissement de nos équipes. Heureusement, Audaxis nous a aidé à organiser nos tests. Nous avons divisé les tests en groupes de tests et mis en place une méthodologie permettant d’être certains de couvrir tous les éléments, avec une vue constante sur l’avancement.”

C’est à ce moment-là qu’on met à l’épreuve la qualité du projet et l’adéquation de la solution aux besoins du client. C’est aussi là que les problèmes de délais se cristallisent. “Les Copils ont permis de remettre régulièrement tout le monde au même niveau d’information sur le projet. Voir où on en est, identifier les retards, suivre les phases de recette... En fait, cela nous permettait de savoir si nous étions dans les temps et nous donnait des indicateurs de qualité. Ces réunions ont vraiment participé au succès du projet.”

Lors des Comités de Pilotage, les équipes identifient les problèmes mais aussi les réussites. Tous les éléments sont actés dans les rapports de réunion, qui, en cas de difficulté ultérieure, permettent de disposer d'une référence.

Une mise en production de l’ERP maîtrisée

Lorsque la recette est terminée, c’est le comité de pilotage qui prend la décision de la mise en production, en évaluant les risques associés et en mettant en place l’accompagnement nécessaire. Dans le cas des Scouts, Audaxis a procédé à un démarrage “à blanc” et lors de la mise en production réelle, les développeurs d’Audaxis se sont joints aux consultants fonctionnels pour augmenter la réactivité. “Cela a permis de se comprendre plus vite et d’accélérer la résolution des difficultés inhérentes à une mise en prod.”

Penser au futur, dans la continuité

Après la concrétisation des objectifs initiaux du projet APIZ, Les Scouts ont décidé de ne pas en rester là et d’étendre le champ applicatif de l’ERP.

“Nous avons décidé de continuer, comme Audaxis le recommande généralement, dans un mode projet, en mode plus léger bien sûr mais en utilisant les mêmes outils que durant la migration vers APIZ. La continuité des Copils est par exemple un outil très important. Cela nous permet de maintenir une vue hélicoptère sur tout ce qui concerne notre solution de gestion”.

Les nouvelles technologies de APIZ permettront aux Scouts d’offrir très prochainement de nouveaux services à leurs membres et collaborateurs, comme par exemple la gestion automatisée des inscriptions aux formations (préqualifications et paiements) ou la dématérialisation des documents comptables.