Een ERP-project onder controle: methodologie, de sleutel tot succes

Een mooie referentie, de integratie van APIZ Advanced ERP Solutions bij de Belgische Scouts.

Het implementeren van een nieuwe ERP stelt een organisatie op de proef. Het is tijdrovend, het heeft een impact op alle niveaus, het bemoeit zich met het dagelijks leven en stelt soms gevestigde processen in vraag. Maar als het met een goede methodologie wordt beheerd, verhoogt het niet alleen de productiviteit van het bedrijf, maar ook de geest van samenwerking. De Federatie van Belgische Scouts deelt haar ervaring met het inzetten van een ERP met behulp van een performante methodologie.

Met meer dan 62.000 leden en potentieel 12.000 gebruikers is de Scouting een van de grootste jeugdbewegingen van het land. Sinds 10 jaar gebruikt het bedrijf de Open Source ERP Compiere voor het beheer van zijn leden en activiteiten.

Geconfronteerd met de evolutie van de technologie, hadden de leiders van de eenheid en de secties, de belangrijkste gebruikers van de organisatie, hoge verwachtingen van het managementinstrument op het vlak van mobiliteit en ergonomie. Daarom hebben de Scouts besloten om te migreren naar Apiz, het nieuwe ERP-aanbod van Audaxis, dat gebruik maakt van de Compiere Community Edition. Het objectief was om hen het voordeel van een gloednieuwe web interface te geven en de gebruikerservaring te optimaliseren.

Volgens de IT-projectmanager van de Baden-Powell Scouts Federatie van België heeft het ERP-project de relatie met Audaxis versterkt. “We kunnen zelfs zeggen dat het nu beter is dan voor het project. En dit is vooral te danken aan de methodologie die we hebben toegepast.”

Ontdek de geheimen van dit succes, terwijl u de belangrijkste fasen van het project doorloopt.

Start het ERP-project met volledige kennis van zaken

Elk IT-project begint met de voorbereiding. Deze stap is fundamenteel, het stelt ons in staat om de rol van de verschillende betrokken partijen te bepalen en de voortgang van het project te plannen. De uitwerking van een Project Quality Plan (PQP), een echte samenwerking tussen Audaxis en het Scouts teams, formaliseerde deze eerste stap van het project.

"De productie van dit document heeft alle belanghebbenden in staat gesteld om de reikwijdte van het project te begrijpen. Het hielp ons ook om te anticiperen op de werklast van het hele team van de Scouts. Het kwaliteitsplan werd nadien niet elke dag geraadpleegd... maar het vormde het kader waarop de teams op elk moment konden terugvallen in geval van moeilijkheden of misverstanden in de loop van het project".

De PQP was een referentiewaarde en een uitstekend vangnet. Vooral omdat alle opgestelde documenten deel uitmaken van het contractuele kader.

Dankzij de PQP werden de bestuursorganen van de jeugdbeweging van meet af aan gerustgesteld over de organisatie, de naleving van de termijnen en het budget. Ze lieten de teams met vertrouwen werken in de wetenschap dat het hele project is vastgelegd in een zeer nauwkeurig document, met inbegrip van de verantwoordelijkheden van elke persoon, altijd met het uiteindelijke doel voor ogen: een interface te bieden die is aangepast aan het doelpubliek, de jongerenwerkers.

Concreet heeft dit plan dus een goede voorbereiding op het project van de Scouts opgeleverd.

• Definitie van de rol van elke persoon, zowel aan de kant van de Audaxis als aan de kant van de cliënt

• Beschrijving van documentmanagementprocessen: schrijven van rapporten, verzoeken om wijzigingen, relatie tot specificaties, enz.

• Verduidelijking van het formele kader voor de uitwisseling van informatie tussen teams

• Verduidelijking van de begrotingsaspecten.

"Toen de bijeenkomsten rond de PQP voorbij waren, zeiden we tegen onszelf: hier gaan we voor, dit is wat we willen. Dat heeft de lancering van het project echt mogelijk gemaakt."

Een ERP-ontwerp dat nauwlettend wordt gevolgd en in de loop van de tijd wordt gevalideerd

De scouts hebben APIZ vooral gekozen om te kunnen profiteren van de moderne technologieën en de interface die zijn aangepast aan de huidige eisen van de gebruikers. "De uitdaging van de ontwerpfase van het ERP was dan ook om een managementtool te creëren die gebruikt kon worden door niet-professionele, veelal zeer jonge, mensen. Het moest voldoen aan de eisen op het gebied van gebruikersergonomie en de huidige gebruikspatronen op smartphones en tablets. In feite moest de "look and feel" passen bij hun wereld, ver van een ERP, dicht bij een moderne mobiele app. “

Wat de functionaliteiten betreft, hebben de Scouts ervoor gekozen om in eerste instantie te starten met een identiek project en dus een integratie van de eerder door Audaxis ontwikkelde bijzonderheden in de Community Edition van Compiere. "We hebben kunnen verder werken met een Audaxis-consultant die ons bedrijf perfect begrijpt. En in dit soort projecten is dit een essentieel aspect, dat veel tijd bespaart bij de realisatie."

Tijdens de ontwerpworkshops had het Audaxis-team bijzondere aandacht voor de behoeften van de belangrijkste gebruikers van de organisatie. Hun verwachtingen zijn in detail beschreven in de specificatiedocumenten. Deze werden vervolgens opnieuw gevalideerd door de klant. "Met de implementatie van Apiz is de interface van alle schermen van de managementsoftware aangepast. Deze fase van specificatie validatie was uiterst belangrijk omdat het ervoor zorgde dat de teams van Audaxis een goed inzicht hadden in de vereisten en dus een correcte weergave tijdens de ontwikkeling van de schermen".

Hulpmiddelen voor goed projectmanagement

Vanaf de ontwerpfase zijn de Projectcomités een onmisbaar instrument geworden. Elke week brengen deze vergaderingen de projectmanagers en de Audaxis Project Management Officer (PMO) samen om de deliverables en de taken op korte termijn op te volgen. "Het doel is om bepaalde taken niet van week tot week te laten schuiven. Het zijn misschien detailpunten, maar die kunnen, als ze zich opstapelen, invloed hebben op het totale projectschema."

De PMO controleert de werklast van het team en zorgt voor de naleving van de methodologie. Welke gevolgen hebben mogelijke vertragingen voor de algehele voortgang van het project? Wordt het budget gerespecteerd? Zijn er terugkerende problemen? Al deze punten worden door de PMO behandeld en zo nodig doorverwezen naar de stuurgroep. Dit laatste brengt de respectievelijke projectmanagers, de projectdirecteur, maar ook de commercieel manager en het management van de twee partnerorganisaties samen. Deze vaste punten zijn vooral nuttig voor een goed strategisch beheer van het project.

De Audaxis-projectdirecteur is verantwoordelijk voor het veranderingsmanagement en het doen van aanbevelingen voor de succesvolle afronding van het project. "De projectdirecteur coördineerde regelmatig met het Project comité om ervoor te zorgen dat het project op schema bleef met de projectdoelstellingen".

De acceptatiefase, de zekerheid van een succesvol project

Hoewel veel elementen tijdens het ontwerpproces zijn gevalideerd, is de aanvaardingsfase van het project een cruciaal moment. "Ik was me er niet van bewust dat deze fase zo belangrijk was voor de investeringen van onze teams. Gelukkig heeft Audaxis ons geholpen bij het organiseren van onze testen. We hebben de tests verdeeld in testgroepen en een methodologie opgezet om ervoor te zorgen dat we alle elementen afdekken, met een constante visie op de vooruitgang".

Op dat moment testen we de kwaliteit van het project en de geschiktheid van de oplossing voor de behoeften van de klant. Hier worden ook de problemen met deadlines opgemerkt. "De stuurgroep maakte het mogelijk om iedereen regelmatig bij te werken met hetzelfde niveau van informatie over het project. Kijk waar we staan, identificeer vertragingen, volg de aanvaardingsfasen op... Het stelde ons in feite in staat om te weten of we op schema zaten en gaf ons kwaliteitsindicatoren. Deze bijeenkomsten hebben echt bijgedragen aan het succes van het project."

Tijdens de vergaderingen van de stuurgroep brengen de teams de problemen, maar ook de successen in kaart. Alle elementen worden vastgelegd in de vergaderverslagen, die een referentie vormen in geval van latere problemen.

Een gecontroleerde “go live” van het ERP-systeem

Als de oplevering klaar is, neemt de stuurgroep de beslissing om in productie te gaan, beoordeelt ze de bijbehorende risico's en zorgt ze voor de nodige ondersteuning. In het geval van de Scouts ging Audaxis over tot een "blanco" opstart en tijdens de eigenlijke productielancering sloten de Audaxis-ontwikkelaars zich aan bij de functionele consultants om de reactiviteit te verhogen. "Dit stelde ons in staat om elkaar sneller te begrijpen en om de problemen die inherent zijn aan het opstarten van een productie sneller op te lossen."

Denken aan de toekomst, in continuïteit

Nadat de initiële doelstellingen van het APIZ-project waren bereikt, besloten de Scouts het daar niet bij te laten en het toepassingsgebied van de ERP-applicatie uit te breiden.

"We hebben besloten om door te gaan, zoals Audaxis over het algemeen aanbeveelt, in een projectmodus, natuurlijk in een lichtere modus, maar met dezelfde tools als tijdens de migratie naar APIZ. De continuïteit van de stuurgroep is bijvoorbeeld een zeer belangrijk instrument. Het stelt ons in staat om een helikopterview te houden van alles wat met onze managementoplossing te maken heeft".

De nieuwe technologieën van APIZ stellen de Scouts in staat om in de nabije toekomst nieuwe diensten aan te bieden aan hun leden en medewerkers, zoals het geautomatiseerd beheer van opleidingsregistraties (pre-kwalificaties en betalingen) of het digitaliseren van de boekhoudkundige documenten.