Le client
L'IFPM Ouvriers, Institut de Formation Postscolaire de l'industrie des fabrications Métalliques, est le fonds sectoriel de la commission paritaire 111. A ce titre, ses missions consistent à promouvoir, soutenir et développer la formation des travailleurs, présents ou à venir, ainsi qu'à assurer la promotion des métiers sectoriels. Dans ce cadre, l’IFPM Ouvriers gère des dispositifs de soutiens financiers aux entreprises et développe des outils RH appelés outil Technios.
Les enjeux
Depuis plusieurs années, l’IFPM Ouvriers disposait d’un extranet dédié au suivi des subsides à la formation continue accordés aux entreprises (quelque 2.500 demandes par an pour plus de 280 modules de formation différents).
Cette solution n’était plus adaptée pour relever de nouveaux défis : sa technologie n’était plus supportée et ses lenteurs, plus acceptables par les utilisateurs.
Face à ce constat, l’IFPM Ouvriers a décidé de développer une nouvelle interface, plus rapide, plus conviviale, plus orientée utilisateurs et GDPR compliant. Et tant qu’à développer ce nouvel outil, autant y intégrer mieux encore les autres actions, qui existaient déjà de manière indépendante sur l’ancienne interface (gestion des contrats d’apprentissage industriels, épreuves sectorielles) ou sur d’autres supports (missions des coachs sectoriels, questionnaires en ligne) ou qui étaient à créer (gestion interne du hardware IT).
De plus, les utilisateurs (personnel de l’IFPM Ouvriers, centres de formation, RH entreprises et enseignants) avaient des attentes fortes en termes d’ergonomie et souhaitaient améliorer la rapidité dans la saisie des informations.
La solution
L'IFPM Ouvriers a fait le choix d’une refonte complète de l’environnement sur base d’un framework Java développé par Contraste Digital.
1. Une gestion complète du suivi des demandes de subsides à la formation continue des entreprises :
- Accès pour les entreprises (personnes mandatées par celles-ci) aux fonctionnalités d’introduction et de suivi des demandes de formation
- Automatisation du processus d’approbation grâce à la mise en place d’un workflow de validation : envoi automatisé d’emails et d’un accès aux documents à valider aux responsables de l’IFPM Ouvriers mais aussi à des organismes externes (Agoria, ACV-CSC Metea, MWB-FGTB).
- Génération de documents .pdf à la volée, très utile pour la création des documents officiels, nécessaires aux entreprises.
- Vue sur le budget formation annuel de chaque entreprise et gestion de l’enveloppe annuelle de subsides.
2. L’organisation des épreuves sectorielles :
- Gestion des inscriptions aux épreuves avec un accès dédié aux professeurs souhaitant faire participer leurs étudiants
- Génération de statistiques pour les rapports d’activités
3. Questionnaires théoriques métiers en ligne :
- Intégration de l’outil de création de QCM complexes avec de multiples types de questions : choix multiple, placement de réponses sur image, association,..
- Mise à disposition des questionnaires en 4 langues
- Ouverture à tous les publics-cibles (entreprises, écoles, partenaires institutionnels)
4. Contrats d’apprentissage industriels et coachs sectoriels :
- Développement d’une interface permettant aux écoles d’introduire des demandes en ligne et d’en suivre le parcours de validation
- Automatisation de tâches et de génération de documents
5. Gestion interne du hardware/software IT :
- Gestion de la base de données hardware
- Gestion interne des incidents (helpdesk) : communication, suivi, résolution
Les résultats
La nouvelle application permet à tous les utilisateurs d’effectuer leurs tâches de manière beaucoup plus rapide et efficace qu’avant. Ils bénéficient en effet d’une bonne ergonomie et d’une grande fluidité dans les échanges d’informations.
L’intégration plus poussée des différents dispositifs permet également une vision plus globale dans la gestion des dossiers et une donc approche plus ciblée des différents publics concernés.