De klant
IFPM Arbeiders, het Instituut voor Naschoolse Opleiding voor de Metaalindustrie, is het sectorale fonds van het Gemengd Comité 111. Als zodanig heeft zij tot taak de opleiding van de huidige of toekomstige werknemers te bevorderen, te ondersteunen en te ontwikkelen, en de bevordering van de sectorale beroepen te waarborgen. In dit kader beheert IFPM Arbeiders financiële steunregelingen voor bedrijven en ontwikkelt het HR-instrumenten onder de naam Technios.
De uitdagingen
Sinds enkele jaren beschikt IFPM Arbeiders over een extranet dat gewijd is aan het toezicht op de subsidies voor permanente vorming die aan bedrijven worden toegekend (ongeveer 2.500 aanvragen per jaar voor meer dan 280 verschillende opleidingsmodules).
Deze oplossing werd niet langer aangepast aan de nieuwe uitdagingen: de technologie werd niet langer ondersteund en de traagheid ervan was niet langer aanvaardbaar voor de gebruikers.
Geconfronteerd met deze situatie besloot IFPM Arbeiders een nieuwe interface te ontwikkelen, die sneller, gebruiksvriendelijker en meer gebruikersgericht is en voldoet aan de GDPR-normen. Nu men de ontwikkeling van dit nieuwe oplossing begon, is het belangrijk om de andere delen, die al zelfstandig bestonden op de oude interface (beheer van industriële leercontracten, sectorale tests) of op andere dragers (missies van sectorale coaches, online vragenlijsten) of die zouden worden gecreëerd (intern beheer van IT-hardware), beter te integreren.
Daarnaast hadden de gebruikers (IFPM Arbeiders personeel, trainingscentra, bedrijfs-HRM en docenten) hoge verwachtingen op het gebied van ergonomie en wilden ze de snelheid waarmee informatie werd ingevoerd verbeteren.
De oplossing
IFPM Arbeiders heeft ervoor gekozen om de omgeving volledig te herontwerpen op basis van een door Contraste Digital ontwikkeld Java-framework.
1. Een volledig beheer van de follow-up van subsidieaanvragen voor bijscholing van bedrijven :
- Toegang voor bedrijven (door hen gemandateerde personen) tot de functionaliteiten voor de introductie en opvolging van opleidingsverzoeken.
- Automatisering van het goedkeuringsproces dankzij de implementatie van een validatie workflow: geautomatiseerde verzending van e-mails en toegang tot documenten die moeten worden gevalideerd aan IFPM Arbeiders managers maar ook aan externe organisaties (Agoria, ACV-CSC Metea, MWB-FGTB).
- Generatie van .pdf-documenten on the fly, zeer nuttig voor de creatie van officiële documenten, noodzakelijk voor bedrijven.
- Overzicht van het jaarlijkse opleidingsbudget van elk bedrijf en beheer van de jaarlijkse subsidie-enveloppe.
2. De organisatie van sectorale tests :
- Beheer van de registratie voor de toetsen met specifieke toegang voor docenten die hun studenten willen betrekken.
- Het genereren van statistieken voor activiteitenverslagen.
3. Online theoretische vragenlijsten voor beroepen :
- Integratie van de tool voor het creëren van complexe MCQ's met meerdere soorten vragen: multiple choice, plaatsing van antwoorden op beeld, associatie...
- Vragenlijsten beschikbaar in 4 talen.
- Open voor alle doelgroepen (bedrijven, scholen, institutionele partners).
4. Industriële leercontracten en sectorale coaches :
- Ontwikkeling van een interface waarmee scholen online aanvragen kunnen indienen en het validatieproces kunnen volgen.
- Automatisering van taken en documentgeneratie.
5. Intern beheer van IT-hardware/software :
- Beheer van de hardware en database
- Intern incidentmanagement (helpdesk): communicatie, opvolging, oplossing
De resultaten
De nieuwe applicatie stelt alle gebruikers in staat om hun taken veel sneller en efficiënter uit te voeren dan voorheen. Ze profiteren van een goede ergonomie en een vlotte uitwisseling van informatie.
De nauwere integratie van de verschillende oplossingen laat ook een meer globale visie toe in het beheer van de dossiers en dus een meer gerichte benadering van de verschillende betrokken doelgroepen.