Lorsque tous les échanges doivent se faire à distance, l’utilité d’une solution performante de gestion des contrats devient évidente. Contraste propose ses services dans l’intégration d’une solution complète basée sur son framework de développement, Microsoft Office 365 & Connective. Une solution extrêmement rapide à mettre en place pour répondre aux enjeux actuels.
Vos interlocuteurs sont nombreux et vous échangez des documents, qui sont amenés à être validés et signés. Pour maintenir la productivité et l'efficacité en cette période de crise où le télétravail est devenu la règle et les rendez-vous difficiles à organiser, les outils de gestion de contrats et de signature électronique jouent un rôle crucial.
Beaucoup d'entreprises sont aujourd’hui plus que jamais préoccupées par la gestion de leurs contrats. Tous les éléments du document ont-ils été vérifiés, n’avons-nous rien oublié ? Combien de temps faudra-t-il pour finaliser la signature ? Quel est le statut de chaque contrat ? Quelles sont les modifications apportées sur la version standard du document ? Ce sont des questions que vous vous posez probablement aussi...
Pour digitaliser complètement le processus de contractualisation, Contraste a intégré l'environnement Microsoft 0ffice 365 avec la solution eSignature de Connective, grâce à sa propre solution de flux de contrats développée avec son Fast Mobile Development Framework. Chaque entreprise peut en bénéficier rapidement, puisque nous déployons la partie signature digitale en seulement quelques jours.
Une solution de digitalisation des contrats complète et sécurisée
La solution de gestion flux de travail des contrats est une application web mobile complète liée à l'environnement Office 365 de l’entreprise, dans le contexte de sécurité basé sur l'active directory provenant de l'environnement Office 365.
Elle dispose d'une interface intuitive avec un tableau de bord donnant un aperçu des tâches à effectuer et un accès rapide aux contrats sur lesquels il travaille. Il utilise un moteur de workflow simple avec une série de fonctionnalités permettant à l'utilisateur d'interagir avec l’ensemble des documents formant le contrat et de les envoyer à des juristes ou des clients pour modification et validation.
La solution est associée à une suite d'autres solutions comme la gestion des notes de frais ou la gestion des compétences des employés.
Toutes les fonctionnalités de l'application sont contrôlées par un système d'accès basé sur les rôles, de sorte que les utilisateurs ne peuvent voir que ce qu'ils doivent voir et ne sont pas gênés par les applications ou les données qu'ils ne sont pas censés utiliser ou connaître.
Une mise en en place rapide et à distance
Contraste mène pour l’instant plusieurs projets de digitalisation de contrats totalement à distance. Pour répondre aux besoins urgents de nos clients, nous recommandons un déploiement en plusieurs phases. En effet, l’outil de signature électronique Connective est mis en place en seulement quelques jours, sans aucun impact sur les processus de l’entreprise. L’entreprise en retire très rapidement les bénéfices.
Si l’implémentation de flux automatisés pour la correction et la validation des contrats peut se faire par la suite, elle pourra être également entièrement gérée à distance par nos équipes. Les phases d’analyse mais aussi de formation sont entièrement réalisées via Teams.
Un exemple concret de flux de contractualisation 100% digital
Dans le diagramme ci-dessous, vous pouvez trouver un flux de contrat typique. Un représentant commercial, après l'accord verbal du client, initie la création du contrat en sélectionnant le type de contrat ou demande à son bureau d'administration de préparer l'ensemble des documents constituant le contrat.
Une fois le dossier disponible, la modification peut débuter dans l'environnement Office 365, sur l'outil Word en ligne. Le suivi des révisions est activé et, à ce titre, toutes les modifications apportées au document standard peuvent être facilement identifiées.
Le processus d'édition se poursuit ensuite en utilisant Microsoft Teams. Le document est partagé avec des collègues, des juristes et des clients, ce qui leur permet également d'apporter des modifications. Le partage externe se fait via un e-mail, contenant un lien qui leur permet de confirmer les modifications apportées et d'approuver le contenu.
Lorsque toutes les parties ont approuvé les documents modifiés, une version comprenant les annotations de révision est archivée pour consultation future et la version finale du contrat est envoyée dans l'application de signature électronique de Connective. Lorsque toutes les parties ont signé le contrat, il est archivé dans le système d'archivage et un e-mail avec le lien vers les documents signés sera envoyé au client.
Des bénéfices immédiats et sur le long terme
L’étape de contractualisation est toujours consommatrice de temps pour les équipes. La digitalisation permet tout d’abord d’accélérer le processus, en évitant les échanges massifs d’email et un suivi complexe du statut du projet. Grâce à la mise en place d’une solution digitale, vous gagnez aussi en fiabilité. Toute l’information est centralisée au même endroit et vous disposez d’un suivi en temps réel de l’avancement des modifications et des validations.
L'automatisation des flux d’approbation et la signature digitale apportent de nombreux bénéfices aux entreprises. Si elles répondent aujourd’hui à un besoin immédiat, lié à la distanciation sociale, elles seront toujours un réel atout pour le futur notamment en termes de productivité.
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