Wanneer alle uitwisselingen op afstand moeten gebeuren, wordt het nut van een krachtige oplossing voor contractbeheer duidelijk. Contraste biedt haar diensten aan in de integratie van een complete oplossing op basis van haar ontwikkelingsframework, Microsoft Office 365 en ESignature van Connective. Een oplossing die uiterst snel te implementeren is om de uitdagingen van vandaag het hoofd te bieden.
Uw gesprekspartners zijn talrijk en u wisselt documenten uit, die moeten worden gevalideerd en ondertekend. Om de productiviteit en efficiëntie te handhaven in deze crisisperiode, waarin thuiswerken de regel is geworden en afspraken moeilijk te organiseren zijn, spelen contractbeheer en oplossingen voor elektronische handtekeningen een cruciale rol.
Veel bedrijven maken zich tegenwoordig meer dan ooit zorgen over het beheer van hun contracten. Zijn alle elementen van het document gecontroleerd, zijn we niets vergeten? Hoe lang duurt het om de ondertekening af te ronden? Wat is de status van elk contract? Welke wijzigingen zijn er aangebracht in de standaardversie van het document? Dit zijn vragen die je jezelf waarschijnlijk ook stelt...
Om het contracteringsproces volledig te digitaliseren, heeft Contraste de Microsoft 0ffice 365-omgeving geïntegreerd met de eSignature-oplossing van Connective, dankzij de eigen contract flow-oplossing die is ontwikkeld met het Fast Mobile Development Framework. Elk bedrijf kan hier snel van profiteren, omdat we het digitale handtekeninggedeelte in slechts enkele dagen uitrollen.
Een complete en veilige oplossing voor contractdigitalisering
De contract workflow oplossing is een complete mobiele webapplicatie gekoppeld aan de Microsoft Office 365 omgeving van het bedrijf, en zich voor de beveiliging baseert op de active directory uit de Office 365 omgeving.
Het heeft een intuïtieve interface met een dashboard dat een overzicht geeft van de uit te voeren taken en snel toegang geeft tot de contracten waar het aan werkt. Het maakt gebruik van een eenvoudige workflow-engine met een reeks functionaliteiten die de gebruiker in staat stelt om te werken op met alle documenten die het contract vormen en deze naar advocaten of cliënten te sturen voor wijziging en validatie.
De oplossing kan worden gecombineerd met een reeks andere oplossingen zoals het beheer van onkostendeclaraties of het beheer van de vaardigheden van de werknemers.
Alle functionaliteit van de applicaties wordt gecontroleerd door een rol gebaseerd toegangssysteem, zodat gebruikers alleen kunnen zien wat ze moeten zien en niet gehinderd worden door applicaties of gegevens die ze niet mogen gebruiken of weten.
Snelle implementatie op afstand
Contraste voert momenteel verschillende projecten uit om contracten volledig op afstand te digitaliseren. Om tegemoet te komen aan de dringende behoeften van onze klanten, raden wij aan om de installatie in verschillende fasen uit te voeren. Inderdaad, de Connective elektronische handtekening tool wordt in slechts enkele dagen geïmplementeerd, zonder enige impact op de processen van het bedrijf. Het bedrijf profiteert zeer snel.
De implementatie van geautomatiseerde workflows voor de correctie en validatie van contracten kan achteraf worden uitgevoerd en dit ook volledig op afstand worden beheerd door onze teams. De analyse- en trainingsfasen worden volledig via Microsoft Teams uitgevoerd.
Een concreet voorbeeld van een 100% digitale contractualiseringsworkflow
In het onderstaande schema vindt u een typische contractstroom. Een verkoper start, na mondelinge toestemming van de klant, de creatie van het contract door het type contract te selecteren of vraagt zijn administratie op kantoor om alle documenten waaruit het contract bestaat op te stellen.
Zodra het bestand beschikbaar is, kan de hij de wijzigingen beginnen in de Office 365-omgeving, op de online Word-toepassing. Revisietracking wordt geactiveerd en zo kunnen alle wijzigingen in het standaarddocument gemakkelijk worden geïdentificeerd.
Het bewerkingsproces gaat dan verder met behulp van Microsoft Teams. Het document wordt gedeeld met collega's, advocaten en cliënten, waardoor zij ook veranderingen kunnen doorvoeren. Extern delen gebeurt via een e-mail, met daarin een link waarmee ze de aangebrachte wijzigingen kunnen bevestigen en de inhoud kunnen goedkeuren.
Zodra alle partijen de gewijzigde documenten hebben goedgekeurd, wordt een versie met revisie-annotaties gearchiveerd voor toekomstig gebruik en wordt de definitieve versie van het contract naar de applicatie voor elektronische handtekeningen eSignature van Connective gestuurd. Zodra alle partijen het contract hebben ondertekend, wordt het gearchiveerd in het archiveringssysteem en wordt er een e-mail met de link naar de ondertekende documenten naar de klant gestuurd.
Onmiddellijke en langetermijnvoordelen
De contractualiseringsfase is altijd tijdrovend voor de teams. Digitalisering versnelt in de eerste plaats het proces, waarbij massale e-mailuitwisselingen en complexe monitoring van de projectstatus worden vermeden. Dankzij de implementatie van een digitale oplossing wint u ook aan betrouwbaarheid. Alle informatie is gecentraliseerd op één plaats en u heeft een real-time monitoring van de voortgang van de wijzigingen en validaties.
De automatisering van goedkeuringsworkflows en digitale handtekening brengt veel voordelen met zich mee voor bedrijven. Als ze vandaag inspelen op een onmiddellijke behoefte, gekoppeld aan sociale distance, zullen ze altijd een echte troef zijn voor de toekomst, vooral in termen van productiviteit.