Documentbeheer: 7 redenen om de globale architectuur te herdenken !

Ontdek waarom u de architectuur van uw informatiesysteem moet herdenken in het kader van een document beheer project.

Bedrijven gebruiken vandaag vaak EDM-software (Enterprise Document Management). De voordelen zijn bekend: toegankelijkheid, samenwerking, beveiliging ... In grote organisaties zien we dat oplossingen zich vermenigvuldigen omdat elke afdeling is uitgerust volgens haar doelstellingen, voorkeuren en specifieke vereisten.

Op de lange termijn brengen deze keuzes niet alleen beperkingen in termen van evolutie met zich mee, maar ook risico's voor de samenhang en integriteit van de gegevens. We mogen inderdaad niet uit het oog verliezen dat documentbeheer een onderwerp is dat alle afdelingen van een organisatie aangaat en dat communicatie niet alleen intern, maar ook extern is.

Door de algehele architectuur van uw informatiesysteem opnieuw te bekijken vanuit het oogpunt van documentbeheer, kunt u echt papierloos evolueren en een betere doorstroming te bieden in de uitwisselingen en een samenhang van de processen. Het is ook een gelegenheid om verder te gaan dan documentopslag en archiveren, de rol van elke software opnieuw te beoordelen en nieuwe functies toe te voegen.

Hierna 7 goede redenen om documentbeheer in een uniforme architectuur te herdenken om aldus de voordelen te vermenigvuldigen.

Bereid je voor op de cloud

De kwestie van de architectuur mode blijft een gevoelig onderdeel voor veel organisaties. Er veel terughoudendheid om alle documenten van het bedrijf in de cloud te plaatsen. De overgang naar de cloud maakt het echter in veel gevallen mogelijk om de gegevens te beveiligen. Het biedt een rigoureuze structuur, betere controle over de locatie van documenten en een strikt kader voor bewerkingen zoals transfers of goedkeuring workflows. Het genereren van de documenten "as a service" heeft ook voordelen op het gebied van betrouwbaarheid en toegankelijkheid.

Tegenwoordig bevinden bedrijven zich vaak in een hybride situatie waar cloud platforms oplossingen combineren met oplossingen buiten de cloud. Hetzelfde geldt voor documenten en de inhoud wat l wat complexiteit en inherente risico's met zich meebrengt. Het hebben van een centrale architectuur die kan evolueren naar een cloud architectuur is daarom vandaag essentieel.

Centraliseer het genereren van documenten

Een globaal opgezet project maakt het ook mogelijk om een uniform beheer van documentgeneratie te overwegen. In grote ondernemingen is het niet ongewoon om meer dan 10 verschillende manieren om pdf's te genereren naast elkaar te gebruiken. Naast de licentiekosten die optellen, genereert elke wijziging in de logo’s en gegevens van het bedrijf een grootschalig project.

Als informatie zoals logo's, adressen op één plek worden beheerd, kunnen deze worden gebruikt om documenten voor alle afdelingen te genereren. Facturen, contracten, offertes, brochures gebruiken slechts één enkele informatiebron. Elke verandering in de "huisstijl van het bedrijf" wordt gemakkelijk en snel te implementeren.

Start uw marketingacties

Het gebruik van een gecentraliseerde applicatie voor het genereren van documenten maakt het gebruik van vrije ruimtes op de output mogelijk die, met inachtneming van het handvest van het bedrijf, bijvoorbeeld door marketing kunnen worden gebruikt om producten of ondersteunende diensten voor te stellen, of bedrijfsnieuws op documenten zoals facturen of pakbonnen.

Zonder processen aan te raken, zonder de business te beïnvloeden, biedt dit de mogelijkheid om lege ruimtes in documenten te gebruiken om relevante inhoud voor klanten te pushen. Deze techniek, op grote schaal gebruikt door telecommunicatie, is zeer efficiënt en winstgevend.

Verlaag de kosten

De neiging van elke afdeling om zichzelf uit te rusten met zijn eigen tools brengt natuurlijk aanzienlijke kosten met zich mee.

Naast licentiekosten, vermindert de implementatie van een globle architectuur voor documentbeheer de onderhoudskosten aanzienlijk. Het bedrijf heeft inderdaad de mogelijkheid om het beheer van IT-ondersteuningsbronnen en het ontwikkelteam te optimaliseren. Alle focus op het optimaliseren van een uniek systeem.

Risico's verminderen

Veel bedrijven hebben al te maken gehad met een kritieke situatie vanuit commercieel of juridisch oogpunt vanwege een gebrek aan efficiëntie van de documentaire processen. Verlies van documenten, versiefouten, compliance problemen zijn allemaal problemen die een uniforme architectuur kan voorkomen. Een bijkomend objectief is de toegangscontrole te verbeteren en een regelmatige audit uit te voeren.

Iedereen onderkent het risico van het vertrek van een medewerker die als enige de kennis van de oplossing voor de specifieke behoeften van zijn afdeling kent. Met een globale oplossing krijgt u de mogelijkheid om een team van redelijke omvang te creëren binnen de IT-afdeling en zo een back-up te hebben.

Integreer de elektronische handtekening

Binnen de wereld van het document management is de elektronische handtekening een van de essentiële hulpmiddelen om een organisatie papierloos te maken.

De implementatie van een gedigitaliseerde en geautomatiseerde workflow, vooral voor het ondertekenen van contracten, maakt u sneller en veiliger. In minder dan 1 uur kan een document door meerdere bestuurders worden ondertekend en teruggestuurd naar een klant. Elk ontvangt een ondertekend exemplaar aan het einde van het proces. Het document kan niet worden gewijzigd, wordt niet meerdere keren door scan en kopieën gehaald ... De elektronische handtekening biedt de garantie dat er geen wijzigingen zijn aangebracht in de contract clausules van het document.

Digitaal archiveren

Een globale architectuur zorgt voor duurzame toegang tot informatie en verhoogt de waarde van informatie. Het laat toe om een project op te starten om de documenten te classificeren en te indexeren om ze gemakkelijker te vinden, en om het risico van verlies of schade te verminderen.

Hiervoor is de essentiële voorwaarde voor succes een classificatie van documenten die voldoen aan strikte regels, geldig voor alle werknemers. Deze zullen worden gedefinieerd dankzij een diepgaande analyse van de documentstromen van elke afdeling.

Andere tastbare voordelen van het implementeren van gemeenschappelijke archiveringsregels zijn het beheren van de geldigheidsperiode van documenten op vervaldatum.

Tot slot

Het niet maken van globaal architectuurproject betekent het risico lopen niet te kunnen evolueren in een steeds complexere, gediversifieerde en competitieve omgeving. Digitale transformatie is overal en de documentaire omgeving is de afgelopen jaren aanzienlijk veranderd.

Hoewel bedrijven zich primair richten op hun bedrijfsgroei en de processen die daaraan kunnen bijdragen, lijkt het succes op de lange termijn ook het opzetten van een echte bedrijfsstrategie voor documentbeheer en de tools die alle medewerkers kunnen gebruiken.