IT-project: Hoe kan men wendbaar zijn en tegelijkertijd "context switching" vermijden?

Het vermogen om zich aan te passen aan veranderingen en marktontwikkelingen is een belangrijke toegevoegde waarde van een Agile management van IT-projecten. Om effectief te kunnen reageren op onze klanten en hun complexe vraagstukken, is het essentieel om het zwarte beest van elke IT-ontwikkelaar of projectmanager te bestrijden: context switching. Ontdek wat het is en hoe je het kunt bestrijden.

Context switching is het mechanisme dat door een computer wordt gebruikt om meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren (wat meer algemeen bekend staat als multitasking). De term is ook van toepassing als wij, eenvoudige mensen, hetzelfde proberen te doen. Helaas is het menselijk brein lang niet zo efficiënt als een computer.

Volgens de Wet van Miller¹ kunnen we slechts 5 tot 9 gelijktijdige objecten in ons kortetermijngeheugen onthouden. Geconfronteerd met een dergelijke beperking worden we voortdurend gedwongen om een keuze te maken uit de onderwerpen die onze aandacht het meest verdienen. Wanneer een ontwikkelaar zich op één taak concentreert en plotseling gedwongen wordt om over te schakelen naar een andere taak (bijvoorbeeld om een noodgeval te behandelen of een vraag te beantwoorden), wordt hij gedwongen om de vorige gememoriseerde notities te "overschrijven" om de context te veranderen en de informatie te laden die nodig is om de nieuwe taak af te handelen.

Een verlies aan productiviteit

De gevolgen van dergelijke onderbrekingen zijn vaak niet bekend. Zodra de ongeplande taak is voltooid, kost het tijd om terug te keren naar de oorspronkelijke activiteit. En hoe complexer de context is, hoe moeilijker het is om te reconstrueren en dit is soms een bron van fouten en slordigheden². Ontwikkelaars zijn bijzonder gevoelig voor dit fenomeen vanwege de grote hoeveelheid informatie die ze moeten onthouden in hun dagelijkse werk van het begrijpen, analyseren en creëren. Na een eenvoudige onderbreking van drie minuten kan het tot 25 minuten duren om terug te keren naar het oorspronkelijke concentratieniveau³.

Naast eenmalige onderbrekingen wordt dit productiviteitsverlies ook op een hoger niveau gevoeld wanneer één persoon aan meerdere projecten per week werkt, soms zelfs per dag. In zijn boek "Quality Software Management" deelt Gerald Weinberg zijn beroemde schatting van de kosten van context switching.

Door ons te richten op één enkel project kunnen we er 100% van onze tijd aan besteden, maar zodra we beginnen met het jongleren van projecten, explodeert het verlies aan efficiëntie. Volgens deze schatting zouden we 20% van onze tijd verliezen door op 2 projecten tegelijk te werken, 40% op 3 projecten en tot 75% verlies op 5 projecten. Het voortdurend herijken van de geest tussen verschillende taken of projecten is zeer kostbaar in tijd en energie. Sommige auteurs hebben het zelfs over de valstrik of de mythe van multitasking.

De context switching bestrijden

Dit gezegd hebbende, is contextwijziging niet onvermijdelijk, en bewustmaking is de eerste stap als we het willen bestrijden.

In het kader van onze informaticaprojecten letten wij erop door het implementeren van tools die contextwijzigingen beperken en een betere productiviteit bevorderen:

• Met het Scrum framework, dat door de Contraste teams wordt gebruikt, maakt Sprint goal het mogelijk om het team te laten focussen op één doelstelling en de ontwikkelaars in een relatief vergelijkbare context te houden. Daarnaast maakt een uitputtende Definition of Done, het verzamelen van de verschillende validatie en kwaliteitsteststappen, het mogelijk om de terugkeer te beperken van alle afgekeurde functies die de focus op de huidige sprint zouden ondermijnen.

• Voor Kanban-gebruikers beperkt de implementatie van een Work in Progress het limiteren van het aantal gelijktijdige taken. Het team werkt aan een beperkt aantal functies op een bepaald moment, om te voorkomen dat ze zich verliezen in de vele gegevens en hun focus verliezen.

Voor zover mogelijk raden wij onze medewerkers aan om regelmatig enkele momenten van totale ontkoppeling te plannen. Dit is een uitstekende manier om hun productiviteit op een project te vertienvoudigen, zonder enige afleiding met betrekking tot e-mails of telefoontjes. Het effect van een eenvoudige aanmelding op de concentratie mag niet worden onderschat.

Hoewel multitasking aantrekkelijk lijkt en zelfs wordt aangemoedigd in een wereld die steeds meer met elkaar verbonden is, zijn veel studies het erover eens dat het een prijs heeft, en een hoge prijs. Trap niet in de val!

 

Maxime

Consultant & Agile Coach

 

References :

1 "The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on our Capacity for Processing Information": http://www.yorku.ca/pclassic/Miller/

2. "Multitasking: Switching costs": https://www.apa.org/research/action/multitask

3. "No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work": https://www.ics.uci.edu/~gmark/CHI2005.pdf