MyOrchestrator
Om de bedrijfskritische documentprocessen te beheren, investeren bedrijven in samenwerkingsoplossingen zoals Microsoft 365. Maar hoe zit het met de orkestratie van deze samenwerking in de nieuwe manier van werken?
Voordat documenten volledig digitaal werden, zweefden ze rond in een bedrijf en werden ze vaak ontvangen via klassieke post, e-mail of API's. In MS365 worden ze aangemaakt, ondertekend en naar een bedrijf gestuurd. In MS365 worden ze aangemaakt, ondertekend en naar een klant gestuurd, ze moeten worden gearchiveerd of gewijzigd, ze moeten worden goedgekeurd, enz.
Om deze chaos te beheersen, kan Contrast Consulting je helpen om een krachtige workflow management tool op te zetten. Wij bieden een goed georganiseerd workflow- en waarschuwingssysteem, gecombineerd met een tool voor elektronische handtekeningen, die helpt om het proces te structureren en te versnellen zonder het respect voor rollen en goedkeuringsfasen uit het oog te verliezen.
Met onze oplossing kunt u workflowsjablonen definiëren, de uitvoering ervan beheren en ook de status van het documentbeheerproces tijdens de uitvoering bewaken.
Workflow templates
Een workflow template is een definitie van een workflow, waarbij de organisatie van de verschillende stappen in een samenwerkingsproces of de automatische stroom van documenten uit een systeem tot aan de archivering en levering wordt georganiseerd.
Elke workflow template definieert een workflow bestaande uit één of meerdere documenten, de bron van deze documenten, welke acties er op deze documenten moeten worden uitgevoerd en welke gegevens er nodig zijn om deze stappen te voltooien.
In de workflow template definiëren we samen met u :
- De gebruikte gegevensstructuur
- De gebruikte documenten of sjablonen
- De pre-processen die worden uitgevoerd op de gegevens of de sjablonen
- Wie kan wat doen in welke volgorde (beheren, bewerken, goedkeuren, ondertekenen)
- De processen voor het bevriezen van de bundel (bijv. QR-code toevoegen, Handtekeningblokvoorbereiding)
- De ondertekeningstools en -sequenties
- De nabewerking (archivering, eMailing, meldingen, upload van gegevens in downstreamsystemen)
Workflow Engine
De workflow Engine bewaakt een geïnitieerde workflow. Het past de status van de workflow aan op basis van de acties die door de gebruikers of externe applicaties via rest API's worden uitgevoerd.
Bijvoorbeeld, wanneer alle bewerkers klaar zijn met het aanpassen, zal de workflow engine de status van de workflow veranderen in 'Validatie' wanneer er gebruikers zijn gedefinieerd om de validatie uit te voeren. Zo niet, dan gaat hij automatisch naar de volgende stap.
Een voorbeeld van de implementatie van de workflow tool
In dit voorbeeld, eContracts flow & digital signing applicatie, zien we het typische proces van contractcreatie. In het begin verzamelen we enkele basisgegevens zoals bedrijven, personen en adressen. We gebruiken deze gegevens om voor gedefinieerde sjablonen te vullen. In de volgende stap wijzigen de gebruikers de documenten en na afloop moeten de documenten worden goedgekeurd.
In de volgende stap worden de documenten door de verschillende partijen ondertekend. De laatste stap is de distributie en de archivering.
